Vakantie en restitutie

Heeft u uw werknemer meer verlof toegekend dan waarop hij recht had? Dan gaat het om een vrijwillige uitkering die wij niet vergoeden.

Een overzicht van de aanspraken van uw werknemers vindt u in ons klantenportaal onder de tegel ‘werknemer’ in de rubriek ‘Rekeningoverzicht’.

Betaling bij correcte deelname

Wij betalen u uw restitutie uit als

• er geen openstaande bedragen op uw rekening staan en
• u alle maandelijkse meldingen correct hebt ingediend.

Vakantiedagen

Uw gedetacheerde werknemers hebben tijdens hun tewerkstelling in Duitsland recht op betaald verlof. Het aantal vakantiedagen is afhankelijk van het aantal arbeidsdagen in Duitsland.

Na elke 12 arbeidsdagen krijgt uw werknemer één vakantiedag. Dat zijn 30 vakantiedagen per jaar.

Arbeidsdagen zijn alle weekdagen van maandag tot en met zondag en feestdagen. Een maand heeft 30 arbeidsdagen, dus een jaar heeft 360 arbeidsdagen. Houd er rekening mee dat per maand maximaal 14 onbetaalde vakantiedagen als arbeidsdagen worden meegeteld. Als uw werknemer meer dan 14 dagen opneemt, worden deze dagen niet meegeteld bij de arbeidsdagen. Dagen zonder loon zijn geen werkdagen.

Werkdagen zijn maandag tot en met vrijdag. Zaterdagen, zondagen en feestdagen zijn geen werkdagen. Op deze dagen hoeft uw werknemer geen vakantie op te nemen.

Wilt u berekenen hoeveel vakantiedagen uw werknemer op een bepaald moment heeft? Daarvoor heeft u alleen de arbeidsdagen nodig die uw werknemer dit jaar (januari tot december) al in Duitsland heeft gewerkt. Houd er rekening mee dat de arbeidsdagen van de huidige maand niet worden meegeteld. Deel het aantal arbeidsdagen door 12. Fracties van vakantiedagen worden tijdens het lopende jaar naar beneden afgerond op hele vakantiedagen.

Formule voor vakantiedagen: 

Totaal aantal tewerkstellingsdagen : 12 = vakantiedagen 

Voorbeeld: 

De werknemer is sinds 1 april werkzaam op een bouwplaats in Duitsland.

Vanaf 10.09. wil hij vakantie opnemen. Hoeveel vakantiedagen kan hij maximaal opnemen?

01.04. tot 31.08. = 5 maanden

5 x 30 kalenderdagen = 150 arbeidsdagen

150 arbeidsdagen : 12 = 12,5 vakantiedagen

12 Urlaubstage (abgerundet)

De 10 dagen in september worden niet meegeteld! Deze tellen mee voor latere vakantieaanspraak.
 

Resterende vakantie

Als er aan het einde van het jaar (januari tot december) nog vakantiedagen over zijn, kan de werknemer deze tot het einde van het volgende jaar opnemen. Als de werknemer de vakantie in dat volgende jaar niet opneemt, vervallen zijn vakantieaanspraken. Dat betekent dat hij deze vakantie niet meer van u kan eisen.

Als bij de berekening van de vakantie fracties ontstaan die minstens een halve vakantiedag bedragen, worden deze aan het einde van het jaar naar boven afgerond tot hele dagen.

Wat gebeurt er als de werknemer na zijn detachering nog recht heeft op vakantie? Hij kan deze vakantie opnemen als hij later opnieuw naar Duitsland wordt gedetacheerd.

Als de werknemer niet meer wordt gedetacheerd, kan hij bij ons een aanvraag indienen voor een vergoeding (betaling van het vakantiegeld). Daarbij moet hij rekening houden met de geldende termijnen.

Als de werknemer ook in het nieuwe kalenderjaar op een bouwplaats in Duitsland blijft en vervolgens vakantie neemt, moet hij eerst de resterende vakantiedagen van het voorgaande jaar opnemen. De werknemer kan deze resterende vakantiedagen nog tot het einde van het nieuwe kalenderjaar opnemen. Daarna vervallen ze. Voor vervallen vakantieaanspraken ontvangt de werknemer een schadeloosstelling. Deze schadeloosstelling kan de werknemer ook bij ons aanvragen.

Vakantie in het thuisland

Heeft u uw werknemer vóór de detachering al meer vakantie toegekend in het lopende jaar dan hij tijdens zijn tewerkstelling in zijn thuisland had opgebouwd? Dan heeft uw werknemer vakantie op voorhand gekregen.

Deze op voorhand toegekende vakantie trekken we af van de in Duitsland opgebouwde vakantieaanspraak. Het vakantiegeld wordt proportioneel verlaagd.

Verandering van werkgever

Als een werknemer binnen Duitsland naar een ander bouwbedrijf overstapt, neemt hij zijn opgebouwde vakantie mee. Het maakt daarbij niet uit of het nieuwe bouwbedrijf in Duitsland of in het buitenland is gevestigd.

Het is belangrijk dat de laatste werkgever ons op de hoogte stelt van het einde van de arbeidsrelatie. Wij informeren dan de nieuwe werkgever over de vakantieaanspraken die de werknemer nog heeft.

Vakantiegeld

Vakantie is betaalde vrije tijd. Elke werknemer heeft recht op vakantiegeld (= vakantievergoeding) voor de duur van de vakantie.

Dit vakantiegeld bedraagt 14,25 % van het brutoloon. Het bestaat uit

• het vakantiegeld van 11,4 % van het brutoloon, dat in de plaats komt van het loon voor de vakantiedagen, en
• daarnaast nog eens 25 % van het vakantiegeld.

Brutoloon als berekeningsbasis

De hoogte van het vakantiegeld is afhankelijk van het brutoloon dat uw werknemer in Duitsland verdient. Het brutoloon wordt bepaald door de arbeidsovereenkomst en de wettelijke of collectief overeengekomen regelingen van het land van herkomst. Uw werknemer moet echter minimaal het Duitse wettelijke minimumloon ontvangen.

Houd er rekening mee dat het brutoloon van de huidige maand niet wordt meegeteld.

Als uw werknemer vakantie neemt en u hem vakantiegeld betaalt, telt dit ook mee voor het brutoloon in die maand. Hieronder vallen niet

• het collectief overeengekomen 13e maandloon of soortgelijke betalingen (kerstgeld, jaarlijkse speciale betalingen),
• vakantievergoedingen en
• ontslagvergoedingen bij beëindiging van een dienstverband.

Berekening van het vakantiegeld 

14,25 % van het brutoloon = vakantiegeld

Voorbeeld: 

Een werknemer is sinds 1 februari naar Duitsland gedetacheerd en wil vanaf 15 mei vakantie nemen. Van februari tot april heeft hij al 9.000,00 EUR bruto verdiend. 14,25 % van 9.000,00 EUR brutoloon levert de werknemer een extra vakantiegeld op van 1.282,50 EUR. Het brutoloon van mei wordt niet meegerekend. Dit telt mee voor latere vakantieaanspraken.

Berekening van vakantiegeld voor gedeeltelijke vakantie 

Als de werknemer slechts een deel van zijn vakantie opneemt, betaalt de werkgever hem naar rato vakantiegeld voor elke vakantiedag.

Hoe bereken ik het vakantiegeld per dag?

Vakantierechten in EUR : vakantiedagen = dagtarief 

Dagtarief x toegekende vakantiedagen = vakantiegeld

Voorbeeld: 

Een werknemer heeft in het kalenderjaar 2021 in totaal 8 vakantiedagen en een vakantietegoed van EUR 1.200,00 opgespaard. Hij wil nu 2 vakantiedagen opnemen. Wat is zijn vakantiegeld voor deze gedeeltelijke vakantie? 

1.200,00 EUR : 8 = 150,00 EUR 
150,00 EUR x 2 = 300,00 EUR 

De werkgever betaalt zijn werknemer 300,00 EUR vakantiegeld voor 2 vakantiedagen.

Berekening van vakantiedagen en vakantiegeld voor meerdere periodes van gedeeltelijk vakantie 

Resterende vakantiedagen in EUR : resterend aantal vakantiedagen = dagtarief

Dagtarief x toegekende verlofdagen = vakantiegeld 

Voorbeeld: 

De werknemer heeft al 2 vakantiedagen en vakantiegeld van EUR 300,00 van zijn vakantierechten uit 2021 ontvangen. 

Hij heeft nu in 2021 in totaal 130 dagen op Duitse bouwplaatsen gewerkt en een brutoloon van EUR 11.425,00 verdiend (inclusief vakantiegeld). Hij wil nu graag nog 6 vakantiedagen opnemen. Hoeveel vakantiegeld moet de werkgever aan de werknemer betalen voor deze 6 vakantiedagen? 

a) Eerst moet het totale gespaarde vakantiegeld in het kalenderjaar opnieuw worden berekend op basis van het gemelde totale brutoloon. 

14,25 % van EUR 11.425,00 = EUR 1.628,06 

De werknemer heeft recht op vakantiegeld van EUR 1.628,06 voor 2021.

De werknemer heeft al EUR 300,00 van dit vakantiegeld ontvangen. 

1.628,06 EUR - 300,00 EUR = 1.328,06 EUR 

Het resterende vakantiegeld van de werknemer voor het jaar bedraagt dus EUR 1.328,06.

b) De opgebouwde vakantiedagen moeten ook opnieuw worden berekend voor het kalenderjaar. 

130 : 12 = 10,83 / naar beneden afgerond op 10 

De werknemer heeft dus recht op in totaal 10 vakantiedagen in het kalenderjaar. Deze 10 vakantiedagen moeten worden verminderd met de 2 dagen die al zijn toegekend.

10 - 2 = 8

De werknemer heeft dus nog 8 resterende verlofdagen voor 2021. 

c) Omdat de werknemer niet alle resterende verlofdagen wil opnemen, is er weer sprake van deelvakantie. Het dagtarief moet daarom worden berekend. Dit nieuwe dagtarief moet worden vermenigvuldigd met het aantal nieuw toegekende verlofdagen.

1.328,06 EUR : 8 = 166,01 EUR
166,01 EUR x 6 = 996,06 EUR 

Voor de 6 nieuwe vakantiedagen die in 2021 worden toegekend, ontvangt de werknemer 996,06 EUR vakantiegeld van zijn werkgever.

Mogelijkheid tot salderen

Als u vakantiegeld aan ons doorgeeft, is het mogelijk om dit te verrekenen. Dit betekent dat wij uw betaalde vakantiegeld, dat SOKA-BAU aan u terugbetaalt, verrekenen met de bijdrage die u verschuldigd bent. Hierdoor wordt de bijdrage die u moet betalen lager. Voorwaarde voor verrekening is

• dat u alle maandelijkse meldingen en basisgegevens heeft aangeleverd,
• er geen twijfel over bestaat dat u het vakantiegeld daadwerkelijk hebt betaald.

Belangrijke opmerking: U kunt (nieuwe) terugbetalingen niet verrekenen met reeds verschuldigde premies.

Vervaltermijnen

U kunt bij ons een verzoek tot restitutie indienen. De termijn hiervoor is 30 september na het einde van het jaar waarin het is ontstaan. Anders is uw aanspraak vervallen en u ontvangt geen geld.

Voorbeeld: Vakantiegeld dat u in 2021 aan uw werknemers hebt betaald, moet u uiterlijk 30 september 2022 bij ons aanvragen.

Als u niet meer naar Duitsland detacheert, moet u de restitutie nog eerder bij ons aanvragen - namelijk uiterlijk op de 15e van de tweede maand na het einde van de detachering.

Voorbeeld: als u uw detachering op 20 maart 2022 beëindigt, moet u ons uiterlijk op 15 mei 2022 om vergoeding vragen.

Andere termijnen zijn alleen van toepassing in het geval van een aanvraag met terugwerkende kracht of bepaalde juridische procedures.