Urlop i zwroty

Udzieliłeś swojemu pracownikowi więcej urlopu niż mu przysługiwało? W takim przypadku jest to świadczenie dobrowolne, wykraczające poza układy zbiorowe i nie jest ono przez nas zwracane.

Wypłata w przypadku uczestnictwa zgodnego z przepisami

Otrzymasz zwrot, jeśli

• na Twoim koncie nie ma żadnych zaległych kwot oraz 
• złożyłeś poprawnie wszystkie zgłoszenia miesięczne.

Dni urlopu

W okresie zatrudnienia w Niemczech oddelegowani przez Ciebie pracownicy mają prawo do płatnego urlopu. Liczba dni urlopu zależy od liczby dni zatrudnienia w Niemczech.

Po każdych 12 dniach zatrudnienia, pracownik nabywa prawo do jednego dnia urlopu. Daje to 30 dni urlopu w roku. 

Dniami zatrudnienia są wszystkie dni tygodnia od poniedziałku do niedzieli oraz dni ustawowo wolne od pracy. Miesiąc obejmuje 30 dni zatrudnienia, tym samym w roku jest 360 dni zatrudnienia.

Dni robocze to dni od poniedziałku do piątku. Soboty, niedziele i święta nie są dniami roboczymi. W tych dniach Twój pracownik nie musi brać urlopu.

Chcesz obliczyć ile dni urlopu przysługuje Twojemu pracownikowi w danym momencie? Do tego potrzebujesz jedynie dni zatrudnienia, które Twój pracownik przepracował już w tym roku w Niemczech (od stycznia do grudnia). Podziel tę liczbę przez 12. Ułamkowe części dni urlopu zaokrągla się w dół do pełnych dni urlopu w bieżącym roku.

Wzór na dni urlopu:

Łączna liczba dni zatrudnienia : 12 = dni urlopu 

Przykład: 

Pracownik jest zatrudniony na budowie w Niemczech od 01.04. 
Chciałby wziąć urlop od 31.10. Z ilu maksymalnie dni urlopu może skorzystać? 

01.04. do 31.10. = 7 miesięcy 
7 x 30 dni kalendarzowych = 210 dni zatrudnienia 

210 dni zatrudnienia : 12 = 17,5 dni urlopu
17 dni urlopu (po zaokrągleniu w dół)

Urlop zaległy

Jeśli na koniec roku (od stycznia do grudnia) pozostały jeszcze niewykorzystane dni urlopu, pracownik może je wykorzystać do końca następnego roku. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu w następnym roku, jego prawo do tych dni urlopu przepada. Oznacza to, że nie może on już żądać tego urlopu od Ciebie.

Jeżeli z obliczenia wymiaru urlopu wynikają części ułamkowe wynoszące co najmniej pół dnia urlopu, są one zaokrąglane w górę do pełnych dni na przełomie roku.

Co się dzieje, jeśli po zakończeniu oddelegowania pracownikowi nadal przysługuje urlop? Może on skorzystać z tego urlopu, jeżeli później zostanie ponownie oddelegowany do Niemiec.

Jeśli pracownik nie jest już delegowany, może on wystąpić do nas o ekwiwalent (wypłatę wynagrodzenia za urlop). Musi on przy tym przestrzegać obowiązujących terminów.

Jeśli w nowym roku kalendarzowym pracownik pozostaje na budowie w Niemczech, a następnie chce skorzystać z urlopu, musi najpierw wykorzystać zaległy urlop z poprzedniego roku. Pracownik może wykorzystać ten zaległy urlop do końca nowego roku kalendarzowego. Po tym czasie urlop przepada. Za utracone prawo do urlopu pracownik otrzymuje odszkodowanie. Wniosek o nie pracownik także składa do nas.

Urlop w kraju pochodzenia

Udzieliłeś już swojemu pracownikowi w bieżącym roku, przed oddelegowaniem, więcej urlopu niż nabył on w czasie zatrudnienia w kraju pochodzenia? Oznacza to, że pracownik otrzymał urlop z wyprzedzeniem.

Przyznany wcześniej urlop odliczamy od nabytego w Niemczech prawa do urlopu. Świadczenie urlopowe zostanie proporcjonalnie zmniejszone.

Zmiana pracodawcy

Gdy pracownik przenosi się do innego przedsiębiorstwa budowlanego na terenie Niemiec, zabiera ze sobą swój naliczony urlop. Nie ma przy tym znaczenia, czy nowe przedsiębiorstwo budowlane posiada siedzibę w Niemczech czy za granicą.

Ważne jest, aby ostatni pracodawca powiadomił nas o zakończeniu stosunku pracy. Wówczas poinformujemy nowego pracodawcę, jakie prawa do urlopu przysługują jeszcze pracownikowi.

Wynagrodzenie za urlop

Urlop jest płatnym czasem wolnym od pracy. Każdemu pracownikowi w czasie trwania urlopu przysługuje wynagrodzenie za urlop (= wynagrodzenia za czas urlopu).

To wynagrodzenie za urlop wynosi 14,25 % wynagrodzenia brutto. W jego skład wchodzą

• wynagrodzenie za czas urlopu w wysokości 11,4 % wynagrodzenia brutto, które zastępuje płacę za dni urlopu, i
• dodatkowe 25 % wynagrodzenia za czas urlopu.

Wynagrodzenie brutto jako podstawa do obliczeń

Wysokość wynagrodzenia za urlop zależy od wysokości wynagrodzenia brutto, jakie pracownik otrzymuje w Niemczech. Wynagrodzenie brutto wynika z umowy o pracę oraz przepisów ustawowych lub postanowień układu zbiorowego pracy w kraju pochodzenia. Twój pracownik musi jednak otrzymywać co najmniej niemiecką minimalną płacę za pracę w budownictwie.

Jeśli Twój pracownik bierze urlop i wypłacasz mu wynagrodzenie za ten czas, to wlicza się je również do wynagrodzenia brutto w danym miesiącu. Nie obejmuje ono

• uzgodnionej w układzie zbiorowym „trzynastki” lub podobnych należności (premia świąteczna, specjalne premie roczne),
• ekwiwalentu za urlop oraz
• odprawy z tytułu rozwiązania stosunku pracy.

Obliczanie wysokości wynagrodzenia za urlop  

14,25 % wynagrodzenia brutto = wynagrodzenie za urlop

Przykład: 

Pracownik zarobił w 2022 roku w Niemczech już 9 000,00 EUR brutto. 14,25 % z 9 000,00 EUR wynagrodzenia brutto daje pracownikowi wynagrodzenie za urlop w wysokości 1 282,50 EUR.

Obliczanie wysokości wynagrodzenia za urlop w przypadku urlopu częściowego  

Jeżeli pracownik wykorzysta tylko część urlopu, pracodawca wypłaca mu wynagrodzenie za urlop proporcjonalnie za każdy dzień urlopu.

Jak obliczyć wysokość stawki dziennej wynagrodzenia za urlop?

Prawo do urlopu w EUR : dni urlopu = stawka dzienna 

Stawka dzienna x przyznane dni urlopu = wynagrodzenie za urlop

Przykład:  

Pracownik nabył w roku kalendarzowym 2021 łącznie 8 dni urlopu i świadczenie urlopowe w wysokości 1 200,00 EUR. Teraz chciałby wziąć 2 dni urlopu. Ile wynosi jego wynagrodzenie za ten urlop częściowy? 

11 200,00 EUR : 8 = 150,00 EUR 
150,00 EUR x 2 = 300,00 EUR

Za 2 dni urlopu pracodawca wypłaca swojemu pracownikowi 300,00 EUR wynagrodzenia za urlop. 

Obliczanie dni urlopu i wysokości wynagrodzenia za urlop w przypadku wielokrotnych urlopów częściowych  

Pozostałe świadczenie urlopowe w EUR : pozostałe dni urlopu = stawka dzienna

Stawka dzienna x przyznane dni urlopu = wynagrodzenie za urlop 

Przykład:

Pracownik otrzymał już 2 dni urlopu i wynagrodzenie za urlop w wysokości 300,00 EUR z tytułu urlopu przysługującego mu w 2021 roku.
 
W międzyczasie, w 2021 roku, przepracował na niemieckich budowach łącznie 130 dni i zarobił 11 425,00 EUR brutto (łącznie z wynagrodzeniem za urlop). Teraz chce wziąć kolejne 6 dni urlopu. W jakiej wysokości pracodawca musi wypłacić pracownikowi wynagrodzenie za te 6 dni urlopu? 

a) W pierwszej kolejności, na podstawie zgłoszonego całkowitego wynagrodzenia brutto, przelicza się całkowite wynagrodzenie za urlop oszczędzony w danym roku kalendarzowym. 

14,25 % z 11 425,00 EUR = 1 628,06 EUR 

Za rok 2021 pracownik ma prawo do wynagrodzenia za urlop w wysokości 1 628,06 EUR.

Z tego wynagrodzenia za urlop pracownik otrzymał już 300,00 EUR. 

1 628,06 EUR - 300,00 EUR = 1 328,06 EUR 

Pozostała kwota wynagrodzenia za urlop pracownika za dany rok wynosi zatem 1 328,06 EUR. 

b) Należy także ponownie przeliczyć oszczędzone dni urlopu za dany rok kalendarzowy.

130 : 12 = 10,83 / w zaokrągleniu 10 

Pracownik nabył zatem prawo do 10 dni urlopu w roku kalendarzowym. Te 10 dni urlopu należy pomniejszyć o 2 dni już wykorzystane. 

10 - 2 = 8 

W roku 2021 pracownikowi pozostaje więc jeszcze 8 dni urlopu. 

c) Ponieważ pracownik nie chce wykorzystać wszystkich pozostałych dni urlopu, ponownie mamy do czynienia z urlopem częściowym. W związku z tym należy obliczyć stawkę dzienną. Tę nową stawkę dzienną mnoży się przez liczbę nowych dni przyznanego urlopu. 

1 328,06 EUR : 8 = 166,01 EUR 
166,01 EUR x 6 = 996,06 EUR 

Za kolejnych 6 dni urlopu udzielonego w 2021 roku pracownik otrzymuje od pracodawcy wynagrodzenie w wysokości 996,06 EUR. 

Saldowanie

• Kompensujemy wypłacone wynagrodzenie urlopowe, które SOKA-BAU zwraca, z należną składką. Zmniejsza to wysokość należnej składki. Warunkiem saldowania jest to, że złożyłeś wszystkie zgłoszenia miesięczne i dane podstawowe,
• że rzeczywiście wypłaciłeś wynagrodzenie za urlop.

Ważna wskazówka: nie możesz kompensować (nowych) roszczeń zwrotnych z zaległymi składkami.

Terminy wygaśnięcia

Możesz wnioskować do nas o zwrot pieniędzy. Termin ten upływa z dniem 30.09. po zakończeniu roku, w którym powstało roszczenie. W przeciwnym razie Twoje roszczenie przepada i nie otrzymasz żadnych pieniędzy.

Przykład: O wynagrodzenie za urlop, które wypłaciłeś swoim pracownikom w roku 2021, musisz wystąpić do nas najpóźniej do 30.09.2022 roku.

Jeśli nie delegujesz już pracowników do Niemiec, musisz złożyć do nas wniosek o zwrot wynagrodzeń za urlop jeszcze wcześniej, a mianowicie do 15 dnia drugiego miesiąca od zakończenia delegowania.

Przykład: Zaprzestajesz delegowania pracowników z dniem 20.03.2022 roku. Wówczas musisz złożyć do nas wniosek o zwrot wynagrodzeń za urlop najpóźniej do 15.05.2022 roku.

Inne terminy obowiązują jedynie w przypadku pociągnięcia przedsiębiorstwa do udziału z mocą wsteczną lub niektórych postępowań sądowych.